La Visioconférence en Communication d’Entreprise

Au fil des ans, la vidéoconférence est devenue un élément essentiel de la vie des entreprises de l’ère moderne. Elle contribue à créer une communication d’entreprise saine et fluide avec vos clients et vos collègues, quel que soit le lieu et le moment. C’est un moyen efficace de communiquer avec des clients potentiels, d’inclure les télétravailleurs, d’interviewer des candidats et de collaborer avec des fournisseurs.

La plupart des entreprises sont passées au travail à distance après la pandémie et la quarantaine, rendant inévitable l’utilisation des technologies modernes de communication. Selon Lifesize, environ 55% des entreprises conviennent que la vidéoconférence contribue à accroître efficacement l’engagement des employés. Cela permet à la plupart des travailleurs à distance de se sentir plus connectés et impliqués lors des réunions en ligne.

En tant que dirigeant d’entreprise, vous devriez envisager d’intégrer des technologies de communication modernes. Cet article va vous exposer les détails et avantages de la vidéoconférence dans la communication d’entreprise.

Qu’est-ce que la visioconférence ?

La visioconférence utilise les technologies modernes pour permettre à plusieurs utilisateurs situés dans des lieux différents d’avoir une interaction en ligne et en face à face. Par le biais d’appels vidéo, les employés peuvent facilement avoir des communications professionnelles en utilisant des appareils compatibles Internet tels que des ordinateurs portables, des ordinateurs personnels, des téléphones mobiles, etc.

Cette technologie améliore constamment et facilite la communication professionnelle entre collègues et permet une collaboration harmonieuse avec les investisseurs. En tant que dirigeant d’entreprise, vous devriez profiter des développements de la technologie sans fil et des communications pour des interactions transparentes.

La capacité des managers, des clients et des employés à communiquer en temps réel et de n’importe où permettra à l’entreprise de réduire drastiquement ses coûts. Cela contribue également à réduire le stress lié au trajet domicile-bureau, augmentant ainsi la productivité.

Comment fonctionne la visioconférence ?

Une caractéristique importante qui distingue la visioconférence de la plupart des moyens de communication est que les utilisateurs peuvent se voir et collaborer de manière transparente. La VoIP l’alimente, ce qui permet aux utilisateurs de transférer des signaux audio et vidéo de différents endroits via Internet.

Il existe plusieurs façons d’organiser des visioconférences avec d’autres personnes. Vous pouvez mettre en place une salle de conférence bien équipée avec des écrans de haute qualité et de bonnes caméras pour une communication efficiente. Vous pouvez également utiliser des caméras Web connectées à votre PC, ordinateur portable ou smartphone. Dans ce cas-là, vous aurez besoin d’une plate-forme logicielle pour transmettre le processus de communication via les protocoles Internet.

L’utilisation de cette technologie pour la communication de votre entreprise est très facile. Cependant, si vous n’êtes pas familier avec la visioconférence, voici un résumé de la façon dont cette technologie fonctionne.

• La visioconférence débute lorsque deux personnes ou plus commencent à communiquer entre elles par Internet via l’audio et la vidéo. La caméra capte le signal vidéo analogique, tandis que le microphone capte les signaux audio lorsque quelqu’un parle.
• Le logiciel de visioconférence convertit et compresse ces signaux en signaux numériques pour leur permettre d’être transmis plus rapidement sur Internet. Nous recommandons une connexion Internet puissante et rapide pour obtenir une bonne qualité de communication.
• Une fois que les signaux audio et vidéo atteignent le point de terminaison, les signaux sont convertis du numérique à l’analogique. Cela permettra aux utilisateurs finaux de voir et d’entendre ce que vous dites. 

Les avantages de la visioconférence

La visioconférence favorise grandement une communication d’entreprise fluide. Cette technologie est efficace et permet d’améliorer la productivité. Découvrez ci-dessous quelques avantages essentiels de la visioconférence pour les organisations.

Le gain de temps

La plupart des gens parcourent de grandes distances pour des réunions et conférences professionnelles. Ces déplacements professionnels sont coûteux en transport et en temps. Le temps économisé peut être réinvesti sur de meilleurs priorités business. Vos employés traiteront également les informations visuelles plus rapidement que lors de communications qui n’utilisent que l’audio ou le texte.

L’optimisation des opérations et amélioration de la productivité

La meilleure façon de maximiser vos ressources humaines est d’utiliser la visioconférence. Un appel vidéo est le moyen le plus efficace pour contacter un travailleur qui doit effectuer une tâche rapidement. Cela peut prendre un certain temps avant qu’ils voient et répondent à votre e-mail. La visioconférence réduit également les malentendus habituellement rencontrés lors des appels téléphoniques. De plus, vous pouvez optimiser vos opérations en étant à deux endroits en même temps en utilisant la visioconférence.

L’augmentation de la satisfaction et de la rétention des employés

Avoir un équilibre exceptionnel entre le travail et la vie personnelle favorise la satisfaction et le maintien en poste des employés. Une étude récente de Owl Labs montre que 77 % des personnes interrogées jugent que travailler à domicile les rendrait plus heureuses. Cela élimine le stress et les dépenses de trajets quotidiens vers le bureau. Le fait de pouvoir communiquer en ligne, au lieu de se rendre au bureau, contribuera à améliorer leur santé et leur satisfaction au travail.

L’amélioration des échanges professionnels

Le ton de la voix, le contact visuel, l’expression faciale et le langage corporel sont des aspects essentiels de la communication. La plupart du temps, les mots ne sont pas suffisants pour faire passer un message clairement. Il est plus facile pour votre public de comprendre ce que vous dites lorsque vous soutenez votre discours par des gestes. Contrairement aux communications par e-mail, lors d’un appel vidéo, les clients peuvent poser des questions directement pour éclaircir un point. Les solutions de visioconférence permettent également le partage d’écrans, la discussion par messagerie instantanée et l’enregistrement des réunions.

Une meilleure collaboration

La visioconférence est une excellente solution pour collaborer facilement avec des personnes partout dans le monde. Vous pouvez assigner des tâches et vous assurer que vos employés comprennent comment les exécuter via des appels vidéo. Les clients n’ont plus besoin de se déplacer en personne à votre bureau pour signer des contrats sur le prochain projet à exécuter. Cette technologie permet d’éradiquer les limitations induites par les grandes distances géographiques entre les collaborateurs.

Une plus grande efficacité

 Les communications effectuées à l’aide d’appels vidéo permettent aux employés un gain de temps pour un travail plus efficace. Il n’est plus nécessaire de rassembler tout le monde au même endroit pour débuter une réunion. Si vous avez quelque chose de très urgent à discuter avec les membres de votre équipe, organisez une visioconférence pour une diffusion rapide et facile de l’information.

Comment la visioconférence aide les entreprises à faire des économies

Si vous êtes un dirigeant qui cherche à minimiser les coûts de gestion de votre entreprise, les plateformes de visioconférence sont une excellente solution. Cela permet à votre entreprise de fonctionner facilement sans frais supplémentaires. Vous pouvez rapidement augmenter vos effectifs sans contrainte géographique. Vous êtes également en mesure de réduire vos dépenses liées aux locaux professionnels puisque la plupart de vos travailleurs travaillent de la maison.

La visioconférence permet à votre entreprise de faire des économies substantielles, tout en gardant la possibilité des réunions virtuelles en face à face avec vos employés. En outre, la mise en place d’une salle de conférence avec caméras et moniteurs est moins coûteuse que la gestion de salariés en présentiel.

La visioconférence vous fait économiser de l’argent de plusieurs manières. Regardons de plus près les économies induites par cette technologie.

• Elle réduit les coûts de transport tels que les vols, les locations de voitures et les réservations d’hôtel.
• Elle permet de réduire les coûts opérationnels tels que les fournitures de bureau, les matériaux et les dépenses énergétiques.
• Il n’est pas nécessaire de payer pour un espace de bureau supplémentaire lorsque la plupart des équipes travaillent à distance.
• Elle réduit les dépenses liées aux frais de maintenance et d’entretien des bureaux
• Elle permet une prise de décision rapide et instantanée, améliorant ainsi la productivité et permettant d’augmenter les profits.
• Cela réduit les frais des employés comme le petit-déjeuner ou le déjeuner.

Quelles technologies sont utilisées en visioconférence ?

L’utilisation de vidéos pour communiquer est devenue incontournable pour la plupart des dirigeants d’entreprise. Retrouvez ci-dessous une liste des technologies de visioconférence.

Caméras intelligentes : vous avez besoin de caméras vidéo de haute qualité dotées de capacités d’IA pour fournir la meilleure expérience possible de visioconférence. Ces caméras sont capables d’effectuer des zooms avant ou arrière automatique pour une image optimal de l’intervenant actif pendant la réunion. Ces caméras intelligentes dotées de fonctionnalités sur mesure peuvent également flouter les arrière-plans et vous indiquer le nombre exact de personnes présentes à la réunion.

Logiciel de visioconférence : Il s’agit d’un logiciel qui permet aux utilisateurs de passer des appels vidéo avec d’autres personnes. Il fournit parfois d’autres fonctionnalités, telles que le partage de fichiers pendant les réunions. Les fournisseurs de logiciels sur le marché sont nombreux, il est donc nécessaire d’en sélectionner un qui est fiable pour votre entreprise. Ensuite, installez le logiciel sur votre appareil mobile ou votre ordinateur.

Un dispositif d’affichage vidéo, tel que : un moniteur de bureau, un ordinateur portable, un téléphone mobile ou un écran de télévision. Vous pouvez également utiliser un projecteur pour diffuser une vidéo lors d’une présentation. Vous pouvez, selon vos préférences, utiliser des écrans de grande taille ou plus réduits, pendant les appels vidéo.

Une connexion réseau : Vous avez besoin d’une connexion réseau puissante et stable pour le transfert de données entre vous et les autres utilisateurs. En fonction de ce qui est le plus rapide, vous pouvez opter pour une connexion réseau filaire/sans fil. Sans une bonne connexion réseau, vous risquez d’avoir des problèmes avec le son, ou des latences pendant la réunion en ligne.

Autres périphériques : Vous pouvez ajouter d’autres éléments tels qu’un microphone, un haut-parleur, un casque, etc. Parfois, certains de ces composants sont déjà intégrés dans votre appareil. Ces périphériques supplémentaires aideront à rendre l’expérience de communication vidéo fluide.

Un logiciel de transcription : Nous vous recommandons d’intégrer un logiciel de retranscription à votre logiciel de visioconférence. Audext, un logiciel de transcription audio en texte avancé, est capable de convertir vos fichiers audio et vidéo en texte. Ceci est très utile pour garder une trace écrite d’informations importantes pour les employés qui n’ont pas pu se joindre à la conférence.

Comment appliquer la transcription audio en texte à votre solution de visioconférence

Vous avez besoin d’un logiciel de transcription fiable pour convertir votre réunion de visioconférence en fichier texte. Audext a rendu le processus très simple et économique. Vous avez également la possibilité de convertir en texte n’importe quel fichier vidéo ou audio de n’importe quel format en quelques clics. Suivez les étapes ci-dessous pour convertir vos fichiers vidéo ou audio en texte de façon professionnelle.

• Choisissez le fichier que vous souhaitez convertir et téléchargez le dans Audext. Vous pouvez également utiliser la fonction glisser-déposer pour un téléchargement facile.
• Ensuite, entrez les noms des intervenants et choisissez la langue dans laquelle vous souhaitez convertir la vidéo.
• Appuyez ensuite sur le bouton “démarrer” et laisser la retranscription s’exécuter.
• Une fois terminé, vous pouvez télécharger votre fichier au format .txt ou .docs, selon vos préférences. Audext vous permet également d’éditer votre transcription à l’aide du logiciel.

Améliorez dès maintenant votre communication avec un outil de visioconférence

Pour améliorer votre communication professionnelle, la visioconférence est un incontournable. Le passage des moyens de communication traditionnels vers les solutions de visioconférence modernes est en plein essor, et il est crucial d’adopter ces nouveaux outils le plus tôt possible. C’est un excellent moyen de réduire les coûts, mieux collaborer avec les clients et augmenter la productivité des employés.

En améliorant votre communication avec la visioconférence, vous attirerez plus de clients et fidéliserez vos clients existants. Vous découvrirez à long terme qu’investir dans cette technologie de communication vaut le temps et les efforts, car les avantages sont nombreux. Rappelez-vous qu’une meilleure communication conduira à une plus grande productivité.